Algemene voorwaarden en boekingsvoorwaarden

voor verblijfsovereenkomsten bij Waregem Hotel A

 

 

1. Geldigheidsbereik

Het hotel (hierna 'Waregem Hotel A' genoemd) verhuurt aan een gast (hierna 'Gast' genoemd), gast en Waregem Hotel A hierna afzonderlijk 'partij' en 'partijen' genoemd, de overeengekomen hotelkamer met de overeengekomen uitrusting (hierna 'hotelkamer' genoemd) voor de overeengekomen verblijfsduur (hierna 'verblijfsovereenkomst' genoemd). De algemene voorwaarden en boekingsvoorwaarden (hierna 'AV' genoemd) gelden voor verblijfsovereenkomsten met betrekking tot de verhuur van hotelkamers inclusief alle overige diensten en prestaties die Waregem Hotel A de gast in dit kader levert.

2. Totstandkoming van een overeenkomst

2.1. Met de boeking van een hotelkamer biedt de gast Waregem Hotel A aan een verblijfsovereenkomst met hem te sluiten op basis van de AV die hem van tevoren beschikbaar zijn gesteld. Bij betreffende beschikbaarheid ontvangt de gast van Waregem Hotel A een boekingsbevestiging (e-mail, fax, persoonlijk), afhankelijk van de reserveringsmethode. De verblijfsovereenkomst tussen Waregem Hotel A en de gast komt tot stand met de ontvangst van de boekingsbevestiging door de gast, met de betaling van de overnachtingsprijs door de gast of met de overdracht van de kamertoegang (key card of toegangscode) aan de gast - afhankelijk van wat zich als eerste voordoet.

2.2. Aanbiedingen van Waregem Hotel A voor het sluiten van een verblijfsovereenkomst zijn vrijblijvend en niet bindend. Waregem Hotel A kan naar eigen goeddunken het sluiten van een verblijfsovereenkomst met een gast afwijzen.

2.3. De gast kan geen aanspraak maken op het beschikbaar stellen van een bepaalde hotelkamer. Hij kan uitsluitend aanspraak maken op het beschikbaar stellen van een hotelkamer in de door hem geboekte kamercategorie.

3. Boeking, annulering

3.1. De volgende begrippen 'eenvoudige boeking' en 'gegarandeerde boeking' verschillen op het punt dat de gast bij de eenvoudige boeking enkel een hotelkamer boekt, terwijl hij bij een gegarandeerde boeking bovendien de betaling garandeert door zijn creditcardgegevens te verstrekken. Met het volgende begrip 'annulering' wordt bedoeld dat de gast de verblijfsovereenkomst ontbindt.

3.2. Indien de gast bij een eenvoudige boeking niet vóór 18 uur verschijnt in het Waregem Hotel A, vervalt de boeking voor de volledige boekingsperiode zonder vervanging en zijn de geboekte hotelkamers weer beschikbaar voor verhuur aan anderen. Bij een gegarandeerde boeking blijft de boeking van de hotelkamer ook na 18 uur geldig voor de gast.

3.3.De gast kan eenvoudige en gegarandeerde boekingen op de aankomstdag tot tot 18 u kosteloos annuleren, voor zover niet expliciet uitgesloten voor het plaatsen van de boeking. Annuleringen van gegarandeerde boekingen die op de aankomstdag na 18 uur plaatsvinden, zijn niet geldig en resulteren niet in het beëindigen van de verblijfsovereenkomst. In dat geval blijft de gast verplicht de overnachtingsprijs voor de eerste nacht te betalen.  Hetzelfde geldt als de gast op de aankomstdag niet verschijnt zonder zijn boeking te annuleren.  Het staat de gast vrij aan te tonen dat de door Waregem Hotel A bespaarde kosten hoger zijn.

3.4. Bij meerdaagse gegarandeerde boekingen worden alle volgende nachten vanaf de tweede nacht geannuleerd indien de gast niet op komt dagen. Bij voortijdig vertrek zijn in geval van eenvoudige en gegarandeerde boekingen de paragrafen 3.3 en 3.4 zin 1 van toepassing.

3.5. Voor groepsreizen gelden de in paragraaf 8 beschreven speciale voorwaarden.

3.6. Indien een gast besluit een online boeking via derden (bijv. internetportals) te betalen door middel van een online betaalsysteem, dan is daarna wijziging of annulering van de boeking online alleen nog mogelijk volgens de voorwaarden van deze derde.

3.7. Verder heeft het Waregem Hotel A het recht, onverminderd wettelijke herroepingsrechten en na eerdere bepaling van een termijn, voor zover deze niet wettelijk noodzakelijk is, zich uit de verblijfsovereenkomst terug te trekken wanneer 

 

• • overmacht en/of andere omstandigheden die niet aan Waregem Hotel A te wijten zijn de uitvoering van de verblijfsovereenkomst onmogelijk maken;
  • hotelkamers of ruimtes verwijtbaar onder misleidende en/of met onjuiste informatie en/of verzwijging van wezenlijke;
  • feiten geboekt worden; wezenlijk kan hier de identiteit van de gast, het betalingsvermogen en/of het verblijfsdoel zijn;
  • het Waregem Hotel A gegronde aanleiding heeft aan te nemen dat het gebruik van de prestatie van goed werkende bedrijfsactiviteiten de veiligheid of het aanzien van Waregem Hotel A in het openbaar in het geding kan brengen, zonder dat dit aan te rekenen valt aan de invloedssfeer of het organisatiebereik van Waregem Hotel A;
  • het doel dan wel de aanleiding van het verblijf onwettig is;
  • er sprake is van overtreding van paragraaf 5.2.

 

3.8. De rechtmatige terugtrekking van het Waregem Hotel A verschaft de gast geen recht aanspraak te maken op schadevergoeding of vergoeding van de gemaakte kosten.

4. Aankomst en vertrek

4.1. Waregem Hotel A stelt de gast afhankelijk van de beschikbaarheid de hotelkamer van de overeengekomen kamercategorie dan wel -uitrusting beschikbaar op de aankomstdag, doorgaans vanaf 14 uur, maar niet later dan 15 uur, daarvan afwijkend reisgroepen niet later dan 17 uur. Voor de toegang tot het Waregem Hotel A en tot de hotelkamer ontvangt de gast bij het online inchecken aan de receptie, of voorafgaand via internet, een keycard of een toegangscode.

4.2. Op de vertrekdag dient de gast zijn hotelkamer uiterlijk om 11 uur te verlaten en onbeschadigd over te dragen. Daarna kan Waregem Hotel A de gast op basis van het latere vertrek uit de hotelkamer voor zijn overeenkomst overschrijdende gebruik honderd procent (100%) van de overnachtingsprijs berekenen. Het is de gast toegestaan aan te tonen dat voor Waregem Hotel A geen of slechts een aanzienlijk geringere schade is ontstaan.

5. Gebruiksvoorwaarden

5.1. In principe hebben alleen de in de boeking vermelde personen recht gebruik te maken van de hotelkamer. Het is niet toegestaan de maximale bezetting voor de betreffende kamercategorie te overschrijden. Baby's tot een leeftijd van twee (2) jaar mogen kosteloos onder begeleiding van ten minste één (1) begeleidende en betalende volwassene in diens hotelkamer verblijven Een bijzetbed voor baby's tot een leeftijd van twee (2) jaar wordt kosteloos beschikbaar gesteld. Kinderen tot een leeftijd van zes (6) jaar overnachten doorgaans kosteloos in het bed van de ouders. Kinderen vanaf een leeftijd van zes (6) jaar en kinderen jonger dan zes (6) jaar die een eigen bed nodig hebben, worden gerekend als volwassenen en betalen de volle prijs. Familiekamers zijn uitsluitend bestemd voor gezinnen. De maximale bezetting van een familiekamer bestaat hier uit een (1) of twee (2) volwassenen en dienovereenkomstig een (1) tot drie (3) kinderen tot een leeftijd van achttien (18) jaar, maximaal echter vier (4) personen.

5.2. Het onder- en doorverhuren van de overgedragen hotelkamer en het gebruik ervan voor een ander doel dan overnachting is in beginsel verboden en vereist voorafgaande schriftelijke toestemming van het Waregem Hotel A.  Ook het afstaan of de verkoop van de aanspraak tegen Waregem Hotel A is niet toegestaan. In die gevallen heeft Waregem Hotel A het recht de boeking te annuleren, met name wanneer de gast bij het afstaan/verkopen tegenover derden onjuiste informatie heeft verstrekt over de aard van de boeking en/of de betaling. Dienovereenkomstig is bij dergelijke annuleringen paragraaf 3.8 van toepassing. Gebruik van de hotelkamer voor een ander doel dan overnachting is uitdrukkelijk verboden.

5.3. Tijdens zijn verblijf in het Waregem Hotel A dient de gast het aldaar zichtbaar opgehangen huisreglement na te leven.

6. Prijzen van overnachtingen en overige prijzen

6.1. De door de gast te betalen prijs voor een overnachting is de tegenprestatie voor het ter beschikking stellen van de hotelkamer door Waregem Hotel A binnen de in paragraaf 4 beschreven aankomst- en vertrektijden. Per gereserveerde en niet effectief geannuleerde overnachting wordt - onafhankelijk van het daadwerkelijke gebruik of overnachting door de gast - de volledige overnachtingsprijs berekend.

6.2. De geldende prijzen zijn bruto totaalprijzen exclusief aanvullende dienstverlening (groot en/of klein ontbijt en/of tarieven voor huisdieren) en omvatten alle wettelijke belastingen,  vergoedingen en heffingen. In geval van wijziging van belasting-, vergoedings- en heffingstarieven en effectieve berekening van nieuwe belastingen, vergoedingen en heffingen die de partijen tot dan toe niet bekend waren, behoudt Waregem Hotel A zich het recht voor de prijzen dienovereenkomstig aan te passen. Niet inbegrepen zijn lokale heffingen die volgens het betreffende gemeenterecht door de gast zelf betaald dienen te worden, zoals toeristenbelasting.

7. Betalingsvoorwaarden

7.1. De prijzen voor een overnachting en de prijzen voor aanvullende dienstverlening dienen uiterlijk bij aankomst van de gast in het Waregem Hotel A en vooraf voldaan te worden, onafhankelijk van de factureringsdatum. Bij niet-tijdige betaling heeft Waregem Hotel A het recht de verblijfsovereenkomst, in zoverre wettelijk vereist na aanmaning vooraf, met onmiddellijke ingang in uitzonderlijke gevallen te ontbinden, waarna de gast onmiddellijk de hotelkamer dient te verlaten.

7.2. Onverminderd paragraaf 7.1 heeft Waregem Hotel A het recht bij een boekingsduur van meer dan een (1) overnachting van de gast al bij een eenvoudige boeking vooruitbetaling van de overnachtingskosten te verlangen ter hoogte van het verwachte bedrag van de totale factuur. Als alternatief kan de gast naar keuze en met akkoord van het Waregem Hotel A een passende garantie in de vorm van een waarborgsom deponeren door middel van een creditcard.

7.3. Waregem Hotel A accepteert contant geld in euro, overschrijvingen, EC- en Maestro-betaalpassen en de volgende creditcards: Visa, Master Card en American Express. Waregem Hotel A behoudt zich het recht voor overige betaalmiddelen (contant geld in andere valuta en/of andere credit- en debitcards) te accepteren, maar is hiertoe niet verplicht.

7.4. De gast kan alleen aanspraak maken op verrekenings- en retentierecht wanneer de daaraan ten grondslag liggende tegenvorderingen niet-betwist of onherroepelijk zijn vastgesteld.

8. Bijzondere voorwaarden voor groepsreizen

Afwijkend van, dan wel aanvullend op de overige bepalingen in deze AV geldt voor een groep van minimaal vijftien (15) gasten die het volle tarief betalen en voor wie een gezamenlijke boeking bestaat ('reisgroep'), het volgende:

8.1. Bij de boeking dient de reisgroep één contactpersoon ('groepsverantwoordelijke) aan te wijzen als aanspreekpunt voor Waregem Hotel A.

8.2. Voor aankomst van de reisgroep dient aan Waregem Hotel A een namenlijst met alle gasten overlegd te worden.

8.3. Bij boeking ontvangt de groepsverantwoordelijke een boekingsbevestiging van Waregem Hotel A met de gegevens van de geplaatste boeking, informatie over inchecken en eventueel over de borgstelling en overige betalingsvoorwaarden. Boekingen van reisgroepen zijn altijd gegarandeerde boekingen in de zin van paragraaf 3.1 en vereisen dus het verstrekken van de gegevens van een creditcard.

8.4. Het totaalbedrag van de overnachtingskosten dient per overschrijving gestort te worden op het bankrekeningnummer van Waregem Hotel A; dit staat vermeld in de boekingsbevestiging of wordt na plaatsing van de boeking aan de groepsverantwoordelijke verstrekt door Waregem Hotel A.

8.5. Waregem Hotel A heeft het recht te eisen dat de overnachtingskosten van de reisgroep inclusief de kosten voor aanvullende diensten in de zin van paragraaf 6.3 uiterlijk achtentwintig (28) kalenderdagen voor de aankomstdag worden voldaan, of, indien de boeking later dan achtentwintig (28) kalenderdagen voor aankomstdag plaatsvindt, direct bij de boeking en wel altijd onafhankelijk van de factureringsdatum. Indien de reisgroep dan wel de betreffende gast de overnachtingskosten niet betaalt wanneer deze verschuldigd zijn, behoudt Waregem Hotel A zich het recht voor de verschuldigde overnachtingskosten af te schrijven van de opgegeven creditcard. Is de betaling niet voldaan op het moment dat deze verschuldigd is, of kan de betaling niet worden afgeschreven van de opgegeven creditcard, dan heeft Waregem Hotel A, met inachtneming van de wettelijk vastgelegde herstelperiode het recht de verblijfsovereenkomst te beëindigen en/of deze uitzonderlijkerwijs op te zeggen en de voor de reisgroep geboekte hotelkamers (zonder voorafgaande aankondiging aan de gast) aan anderen te verhuren, zonder dat de gast hier vorderingen ten opzichte van Waregem Hotel A op kan baseren. Verder heeft Waregem Hotel A eveneens het recht creditcardgegevens te verlangen als waarborg en deze te belasten voor het betreffende bedrag in geval van mogelijke, door de reisgroep veroorzaakte schade.

8.6. Waregem Hotel A heeft het recht bij aankomst van de reisgroep in het Waregem Hotel A een waarborgsom ter hoogte van maximaal vijfhonderd (500) euro per reisgroep te verlangen van de groepsverantwoordelijke, met name voor eventuele aanvullende diensten in de zin van paragraaf 7.1. alsook eventuele beschadigingen.

8.7. In afwijking van paragraaf 3.3, 3.4 kan de reisgroep zijn boeking tot achtentwintig (28) kalenderdagen voor aankomstdag kosteloos annuleren of wijzigen. Bij latere annuleringen en/of wijzigingen dient de volledige overnachtingsprijs te worden voldaan minus vijftien procent (15%) voor bespaarde kosten. Het staat de gast vrij aan te tonen dat de door Waregem Hotel A bespaarde kosten hoger zijn.

9. Aansprakelijkheid van Waregem Hotel A

9.1. Waregem Hotel A is onbeperkt aansprakelijk voor schade als gevolg van grote nalatigheid of opzettelijk wangedrag, alsook voor schade door dood, lichamelijk letsel of beschadigde gezondheid, bij overname van garanties en in geval van productaansprakelijkheid voor schade volgens de Belgische productaansprakelijkheidswet, alsook in alle andere gevallen waarin de volgens Belgische wetgeving aansprakelijkheid verplicht is.

9.2. Waregem Hotel A is aansprakelijk voor schade in gevallen van een schending door schuld van wezenlijke contractverplichtingen (kardinale verplichtingen). Als kardinale verplichtingen gelden essentiële verplichtingen die de kern van deze verblijfsovereenkomst vormen, bepalend voor het sluiten van de verblijfsovereenkomst waren en op de naleving waarvan de gast vertrouwt en mag vertrouwen. Mocht Waregem Hotel A  kardinale verplichtingen niet nakomen op basis van nalatigheid, dan wordt de aansprakelijkheid van Waregem Hotel Al beperkt tot een bedrag dat voor Waregem Hotel A op het tijdstip waarop de betreffende prestatie werd geleverd, te voorzien was en dat in het kader van de verblijfsovereenkomst gebruikelijk is.

9.3. Voor zover niet anderszins bepaald in paragrafen 9.1 en 9.2, is aansprakelijkheid uitgesloten.

9.4. Wanneer de prestaties en diensten van Waregem Hotel A gebreken mochten vertonen, zal Waregem Hotel A deze verhelpen bij inkennisstelling of op onmiddellijke aansporing van de gast. De gast is verplicht bij te dragen wat redelijkerwijs van hem verwacht mag worden om een storing te verhelpen en mogelijke schade beperkt te houden. Voor het overige is de gast verplicht Waregem Hotel A op tijd te wijzen op de mogelijkheid dat een uitzonderlijk grote schade kan ontstaan.

9.5. Voor zover de gast een parkeerplaats beschikbaar wordt gesteld in de garage of op de parkeerplaats van het hotel, ook tegen vergoeding, komt hierdoor geen bewaringsovereenkomst tot stand. Bij het zoekraken of beschadigen van motorvoertuigen en hun inhoud die op het perceel van het hotel zijn geparkeerd of gerangeerd, is Waregem Hotel A uitsluitend aansprakelijk conform paragrafen 9.1 tot 9.3.

10. Diefstal en beschadigingen

In geval van diefstal of beschadiging van zijn eigendommen, alsook in geval van brand, waterschade of overige schade in de hotelkamer, dient de gast het hotelpersoneel direct te informeren en al het mogelijke te doen wat kan bijdragen aan opheldering van de diefstal of het verhelpen van de schade.

11. Huisdieren

Het is alleen toegestaan om honden en katten (hierna 'huisdieren' genoemd) mee te nemen indien de gast dit van tevoren heeft aangegeven en wanneer hiervoor toestemming is verleend door Waregem Hotel A; voor andere dieren dient dit specifiek te worden aangevraagd bij Waregem Hotel A onder exacte vermelding van de diersoort, waarbij Waregem Hotel A in alle gevallen  toestemming voor verblijf op elk moment en zonder opgaaf van reden kan weigeren. Per eenpersoonskamer kunnen maximaal een (1) en per tweepersoonkamer twee (2) huisdieren worden meegebracht. Voor elk meegebracht huisdier wordt een toeslag berekend, waarvan Waregem Hotel A de hoogte meedeelt aan de gast op het moment dat hij het huisdier dan wel de huisdieren aanmeldt. Uitzondering hierop vormen hulphonden. Deze mogen de gast kosteloos op elk moment begeleiden.

12. Meegebrachte spijzen en dranken

In de openbare ruimtes is het niet toegestaan meegebrachte spijzen en dranken te gebruiken. Het ontbijt mag uitsluitend worden genuttigd in de daarvoor bestemde ruimtes. Het is niet mogelijk bestanddelen van het aangeboden ontbijt mee te nemen. Het is niet toegestaan spijzen te bereiden op de hotelkamers.

13. Beëindiging van de verblijfsovereenkomst

13.1. Waregem Hotel A heeft, met inachtneming van de wettelijke bepalingen voor een herstelperiode, het recht zich terug te trekken uit de verblijfsovereenkomst indien de gast niet op tijd of niet volledig een door hem verschuldigde vooruitbetaling en/of een door hem verschuldigde waarborgsom voldoet.

13.2. Waregem Hotel A heeft, met inachtneming van de wettelijke bepalingen voor berisping, het recht de verblijfsovereenkomst met onmiddellijke ingang om zwaarwegende reden op te zeggen indien de gast tijdens zijn verblijf in het hotel onder invloed is van illegale drugs, de hotelkamer gebruikt voor het uitoefenen van een zakelijke activiteit met klantenverkeer, de hotelkamer gebruikt voor prostitutie, ondanks vermaning herhaaldelijk hotelpersoneel of andere hotelgasten beledigt of lichamelijk aanvalt. Verder kan de gast in een dergelijk geval uit het hotel worden  gezet.

14. Slotbepalingen

14.1. Mochten de afzonderlijke bepalingen van deze AV ongeldig of nietig zijn of worden, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

14.2. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van het VN-kooprecht en het conflictenrecht.

14.3. Plaats van nakoming en betaling evenals exclusief bevoegde rechtbank - ook voor geschillen in cheque- of wisselproces - is in het commerciële verkeer de plaatselijke rechterlijke instantie voor het Waregem Hotel A. Deze bevoegdheidsregeling geldt eveneens wanneer de gast geen bevoegde algemene rechtbank in Belgie heeft.  Waregem Hotel A heeft het recht klachten en overige juridische procedures ook aanhangig te maken bij de bevoegde algemene rechtbank van de gast.

 

General business and reservation conditions

for accommodation contracts at Waregem Hotel A

 

 

1. Scope

The hotel (hereafter ‘Waregem Hotel A’) leases to a guest (hereafter ‘guest’), guest and Waregem Hotel A hereafter individually ‘party’ and together ‘parties’, the agreed hotel room with the agreed facilities (hereafter ‘hotel room’) for the agreed duration of the stay (hereafter ‘accommodation contract’). These general business and reservation conditions (hereafter ‘T&Cs’) are applicable to accommodation contracts for the leasing of hotel rooms, including all additional services and deliveries of Waregem Hotel A provided to the guest within this context.

2. Conclusion of contract

2.1. With the reservation of a hotel room, the guest provides Waregem Hotel A with the completion of an accommodation contract based on the T&Cs made available beforehand. Subject to availability, the Waregem Hotel A guest receives booking confirmation (email, fax, in person), depending on the type of booking. The accommodation contract between Waregem Hotel A and the guest concludes with the guest’s receipt of the booking confirmation, with the payment of the room rate by the guest, or with the handover to the guest of the means of accessing the room (key card or access code) – whichever occurs first.

2.2. Offers from Waregem Hotel A for the conclusion of an accommodation contract are subject to confirmation and non-binding. Waregem Hotel A may decline to conclude an accommodation contract with a guest at its discretion.

2.3. The guest is not entitled to be provided with a particular hotel room. He/she is only entitled to be provided with a hotel room within the room category booked.

3. Reservation, cancellation

3.1. The following terms ‘basic reservation’ and ‘guaranteed reservation’ differ from one another in that the room is merely reserved in the case of the basic reservation, whereas the payment of the room is guaranteed by means of the provision of credit card details for a guaranteed reservation. The term ‘cancellation’ refers to the withdrawal of the guest from the accommodation contract.

3.2. Should the guest not arrive at Waregem Hotel A by 6 p.m. in the case of a basic reservation, the reservation expires for the full duration of the reservation without substitution and the reserved hotel rooms become free to let. In the case of a guaranteed reservation, the reservation of the hotel room will continue to be honoured for the guest after 6 p.m.

3.3. The guest may cancel basic or guaranteed reservations free of charge up until 6 p.m. on the day of arrival provided this is not specifically precluded prior to completing the reservation. Cancellation of guaranteed reservations after 6 p.m. on the day of arrival is not permitted and will not invoke cancellation of the accommodation contract. In this case, the guest remains obliged to pay the accommodation fee for the first night less fifteen per cent (15%) for expenses saved. The same is true if the guest does not appear on the day of arrival and has not cancelled his/her reservation. The guest is at liberty to demonstrate that the expenses saved by Waregem Hotel A are higher.

3.4. For guaranteed reservations of several days, all following nights from the second night are cancelled should the guest fail to arrive. In the event of an earlier departure, subsections 3.3 and 3.4 clause 1 apply to basic and guaranteed reservations respectively.

3.5. For group trips, the special conditions stipulated in subsection 8 apply.

3.6. Should the guest decide to pay an online reservation via a third party (e.g. Internet portals) using an online payment system, any online change to or cancellation of the reservation is subsequently only possible in accordance with the specifications of the third party.

3.7. Furthermore, irrespective of other statutory rights of rescission and following the prior setting of a notice period, Waregem Hotel A is entitled to withdraw from the accommodation contract – providing this is not legally redundant – if:

 

• • Force majeure and/or other circumstances beyond the control of Waregem Hotel A prevent the fulfilment of the accommodation contract;
  • Hotel rooms or spaces are culpably booked using misleading and/or false information and/or do not disclose
  • essential details; ‘essential’ details may include the identity of the guest, the ability to pay and/or the purpose of the stay;
  • Waregem Hotel A has justified reason for assuming that the utilisation of the services rendered may damage the smooth business operations of, the security of or the public image of Waregem Hotel A, whereby this cannot be attributed to the domain and/or organisational scope of Waregem Hotel A;
  • the purpose of and/or reason for the stay is illegal;
  • there exists a violation of subsection 5.2.

 

3.8. The justified withdrawal of Waregem Hotel A does not constitute the basis for a claim to compensation or reimbursement of expenses on the part of the guest.

4.  Arrival and departure

4.1. Subject to availability, Waregem Hotel A will provide the guest with a hotel room in the agreed room category and/or with the agreed facilities on the day of arrival, generally from 2 p.m., but never later than 3 p.m., and no later than 5 p.m. for tour groups. To access Waregem Hotel A and the hotel room, the guest receives a key card or access code when checking in at reception, or online.

4.2.On the day of departure, the guest must vacate their hotel room by 11.00 a.m. at the latest, leaving it in an undamaged state. Thereafter, Waregem Hotel A may charge the guest one hundred per cent (100%) of the room rate, based on the delayed vacation of the room, for its usage after the end of the contractual period. The guest may demonstrate that Serways Hotel has incurred no or a significantly smaller loss.

5. Terms of use

5.1. Only those persons declared in the booking are authorised to use the hotel room. The maximum occupancy for the respective room category may not be exceeded. Babies up to two (2) years old accompanied by at least one (1) full-paying adult may be accommodated in the same hotel room free of charge. An additional bed for babies up to two (2) years old is provided free of charge. Children up to six (6) years old generally stay free of charge in the parents’ bed. Children aged six (6) years old or older, or those under six (6) years old requiring their own bed, are treated as adults and are charged at the full rate. Family rooms are intended solely for families. The maximum occupancy for a family room in this instance consists of one (1) or two (2) adults and one (1) to three (3) children up to the age of eighteen (18) accordingly, with a maximum of four (4) persons.

5.2. The subletting or reletting of the allocated hotel room, as well as its use for purposes other than accommodation, is strictly forbidden and requires the prior written approval of Waregem Hotel A. For tour groups, subsection 8 additionally applies. Furthermore, the transfer or sale of accommodation booked at Waregem Hotel A is not permitted. In such cases, Waregem Hotel A is permitted to cancel the booking, in particular if the guest has given false information regarding the nature of the booking and/or payment during the transfer/sale to a third party. Subsection 3.8 applies to such cancellations. Use of the hotel room for a purpose other than accommodation is expressly forbidden.

5.3. The guest must adhere to the house regulations provided during his/her stay at Waregem Hotel A.

6. Room rates and other fees

6.1. The room rate to be paid by the guest serves as compensation for the provision of the hotel room by Waregem Hotel A within the arrival and departure times presented in subsection 4. For any reserved or unsuccessfully cancelled accommodation – regardless of any actual usage or stay on the part of the guest – the full room rate will be charged.

6.2. The applicable rates are total gross rates excluding additional services (large and/or small breakfast and/or charges for pets) and include all mandatory taxes, charges and fees. In the event of changes to tax, charge and fee rates, as well as the effective collection of new taxes, charges and fees of which the parties were previously unaware, Waregem Hotel A reserves the right to adjust its rates accordingly. Local fees payable by the guest according to the respective municipal law are not included, such as surtaxes or accommodation taxes.

7. Terms of payment

7.1. The room fees, along with the cost of additional services, are due for payment at the latest upon the guest’s arrival at Waregem Hotel A, regardless of the date of the invoice. In the event of non-timely payment, Waregem Hotel A is permitted, where required by law and following prior warning thereof, to cancel the accommodation contract with immediate effect, whereupon the guest must vacate the hotel room forthwith.

7.2. Subsection 7.1 notwithstanding, Waregem Hotel A is permitted, even for basic reservations, to demand from the guest a prepayment of the accommodation costs up to the amount of the expected bill total for a reservation period of more than one (1) night. Alternatively, the guest may choose, with the agreement of Waregem Hotel A, to provide an appropriate security in the form of a credit card guarantee.

7.3. Waregem Hotel Al accepts cash in euros, transfers, EC and Maestro cards, and the following credit cards: Visa, Mastercard and American Express. Waregem Hotel A reserves the right to accept other payment methods (cash in other currencies and/or other credit/debit cards), but is not obliged to do so.

7.4. The rights of offsetting and retention may only be exercised by the guest if the underlying counterclaims are uncontested or established as legally valid. 

8. Special conditions for tour groups

By derogation from or in addition to the other provisions in these T&Cs, the following applies for a group of at least fifteen (15) full-paying guests for whom a joint reservation exists (‘tour group’):

8.1. During the reservation, a spokesperson for the tour group with overall responsibility (’spokesperson’) should be communicated to Waregem Hotel A.

8.2. Prior to the tour group’s arrival, Waregem Hotel A should be provided with a list of the names of all participants.

8.3. During the reservation process, the spokesperson will receive from Waregem Hotel A a booking confirmation with the essential information pertaining to the registered reservation, check-in information and, where relevant, security guarantees and other payment conditions. Tour group reservations are always guaranteed reservations within the context of subsection 3.1 and therefore require the provision of credit card details.

8.4. The sum total of the accommodation fees is to be paid via bank transfer to the bank account of Waregem Hotel A specified in the booking confirmation or that is provided to the designated spokesperson by Waregem Hotel A after completion of the reservation.

8.5.  Waregem Hotel A is permitted to demand payment of the accommodation costs for the tour group, including the costs for additional services within the context of subsection 6.3, twenty-eight (28) calendar days prior to the arrival day at the latest, or, should the booking be made later than twenty-eight (28) calendar days prior to the arrival day, at the time the reservation is made and irrespective of the date of the invoice. Should the tour group and/or respective guest fail to pay the accommodation costs by the due date, Waregem Hotel A reserves the right to charge the sum of the accommodation costs to the credit card provided. Should no payment be made by the due date or should the credit card provided not be chargeable, Waregem Hotel A is permitted, subject to legally regulated grace period provisions, to withdraw from the accommodation contract and/or to exercise the extraordinary termination of the contract and to otherwise let the hotel rooms reserved for the tour group and/or respective guest (without previously informing the guest) without the guest deriving any right to claim against Waregem Hotel A. Furthermore, Waregem Hotel A is also permitted to demand credit card details as security and to charge these in the event of possible damage caused by the tour group to the corresponding amount.

8.6. Waregem Hotel A is permitted to demand from the spokesperson a security deposit of up to five hundred (500) euros per tour group upon its arrival at Waregem Hotel A, in particular for possible additional services within the context of subsection 7.1, as well as potential damage.

8.7. In contrast to subsections 3.3, 3.4, the tour group may cancel or amend its reservation free of charge up to twenty-eight (28) calendar days prior to the arrival day. For cancellations and/or amendments after this time, the full room rate less fifteen per cent (15%) for expenses saved is to be paid. The guest is at liberty to demonstrate that the expenses saved by Waregem Hotel A are higher.

9. Liability of Waregem Hotel A

9.1. Waregem Hotel A is fully liable for damages caused intentionally or through gross negligence, as well as for damages arising from injury to life, body or health, with the assumption of guarantees and in the event of product liability for damages in accordance with the Belgian Product Liability Act, as well as in other cases where Belgian law stipulates full liability.

9.2. Waregem Hotel A is liable for damages arising from culpable violation of essential contractual duties (cardinal duties). Cardinal duties are basic duties forming the core of this accommodation contract, which were essential for the conclusion of the accommodation contract and upon whose fulfilment the guest relies and may rely. Should Waregem Hotel A fail to comply with cardinal duties due to basic negligence, the liability of Waregem Hotel A will be limited to the sum that was foreseeable at the moment that the service in question was rendered and is typical within the context of the accommodation contract.

9.3. Unless otherwise stipulated in subsections 9.1 and 9.2, liability is excluded.

9.4. Should disruptions or shortcomings in the performance of Waregem Hotel A occur, Serways Hotel will endeavour to remedy these as soon as they become apparent or are immediately reported by the guest. The guest shall do whatever can be reasonably expected in order to help overcome the disruption and to keep possible damage to a minimum. Moreover, the guest undertakes to advise Serways Hotel in good time regarding the possibility of unusually severe damage.

9.5. Insofar as the guest is provided a space in the hotel garage or car park, including for a fee, no contract of safe custody shall arise. In the event of loss or damage to motor vehicles parked or moved on hotel property or their contents, Waregem Hotel A is only liable within the provisions of subsections 9.1 to 9.3.

10. Theft and damage

In the event of theft of or damage to possessions, including in case of fire, water damage or other damage in the hotel room, the guest is obliged to inform hotel staff immediately and to do all that could be reasonably required to aid the investigation of the theft or prevent damage.

11. Pets

Bringing dogs or cats (hereafter ‘pets’) requires prior notice on the part of the guest and the approval of Waregem Hotel A; for other animals, permission should be obtained from Waregem Hotel A following confirmation of the specific species. Waregem Hotel A may refuse permission in all cases and at any time without stating its reasoning. A maximum of one (1) pet per single room and two (2) pets per double room is permissible. An additional charge is due for each pet, the amount of which will be communicated by Waregem Hotel A to the guest when notice is given. Exceptions include guide dogs, hearing dogs and other similar service dogs. These may accompany guests free of charge and at any time.

12. Food and drink purchased or prepared off-site

The consumption of food and drinks purchased or prepared off-site is forbidden in public areas. Breakfast may only be consumed in the spaces designated for this purpose. There is no takeaway option for breakfast components. It is prohibited to prepare food in the hotel rooms. 

13. Termination of the accommodation contract

13.1. Waregem Hotel A is permitted, in compliance with legal provisions regarding grace periods, to withdraw from the accommodation contract if the guest fails to pay, or pays only part of, a due prepayment or security deposit by the stipulated deadline.

13.2. Waregem Hotel A is permitted, in compliance with legal provisions requiring a written warning, to cancel the accommodation contract for good cause with immediate effect if the guest is under the influence of illegal drugs during his/her stay at the hotel, uses the hotel room to exercise a commercial activity with customer traffic, uses the hotel room for prostitution, or repeatedly insults or physically attacks hotel staff or other hotel guests despite a warning. Furthermore, the guest may in such cases be expelled from the establishment.

14. Closing provisions

14.1. Should individual provisions of these T&Cs be or become ineffective or invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.

14.2. The laws of Belgium shall apply with the exception of the UN Law on International Sales and conflict-of-laws provisions.

14.3. The place of performance and payment, and the exclusive place of jurisdiction – including for cheque and exchange disputes – in commercial dealings is Waregem Hotel A’s local competent regular court. This rule concerning the place of jurisdiction also applies should the guest have no general place of jurisdiction in Belgium. Waregem Hotel A is however entitled to present a claim or any other legal action at the general place of jurisdiction of the guest.